Kiekvienas turi žinoti, kad pokalbis įrašomas.

Kodėl tai svarbu

Balso įrašas yra asmens duomenys, todėl įrašymui reikia teisinio pagrindo pagal BDAR. Susitikimo organizatorius sprendžia, ką įrašyti, todėl jis yra šio turinio duomenų valdytojas ir atsako už teisėtą įrašymą. Konspektuok.lt įrašą tvarko tik organizatoriaus pavedimu, kaip aprašyta paslaugų teikimo sąlygose. Platesnį paaiškinimą, kada įrašinėti galima ir kaip tai daryti skaidriai, rasite straipsnyje apie pokalbių įrašymo sutikimą.

Prieš susitikimą

Informuokite dalyvius iš anksto, geriausia jau kvietime. Pasakykite, kad bus įrašomas tik garsas, kokiu tikslu, kiek laiko įrašas ir tekstai bus saugomi, kur rasti privatumo informaciją ir kaip nesutikti.

Vien informavimas ar matomas botas savaime nesukuria teisinio pagrindo. Organizatorius prieš įrašymą turi nustatyti konkretų pagrindą, tikslą, būtinumą ir proporcingumą bei įvertinti, ar tą patį tikslą galima pasiekti mažiau privatų gyvenimą ribojančiu būdu. Darbo santykiuose darbuotojo sutikimu paprastai negalima remtis automatiškai, nes dėl galios disbalanso jis gali būti nelaikomas laisvai duotu. Jautriems, darbuotojų vertinimo, sveikatos, teisinių ar kitiems didesnės rizikos pokalbiams prieš įrašymą kreipkitės į savo duomenų apsaugos specialistą arba teisininką.

Paruoštas tekstas kvietimui

Galite tiesiog nukopijuoti šį pranešimą į susitikimo kvietimą:

Šiame susitikime dalyvaus „Konspektuotojas“, įrankis, kuris įrašo tik garsą ir parengia lietuvišką konspektą. Vaizdas ir bendrinamas ekranas neįrašomi. Garso įrašas bus saugomas [ĮRAŠYKITE TERMINĄ], o transkriptas ir konspektas – [ĮRAŠYKITE TERMINĄ]. Duomenų valdytojas yra [ĮRAŠYKITE ORGANIZACIJĄ AR ORGANIZATORIŲ], privatumo informacija – [ĮRAŠYKITE NUORODĄ]. Jei nesutinkate būti įrašomi, praneškite organizatoriui prieš susitikimą, kad būtų galima parinkti kitą dalyvavimo ar fiksavimo būdą.

Prie teksto pridėkite nuorodą į šios svetainės puslapį „Privatumas“, kad dalyviai galėtų pasiskaityti plačiau.

Susitikimo metu

Botas prisijungia vardu „Konspektuotojas (įrašo garsą)“, todėl jį mato visi dalyviai, o jo kameroje rodomas „Konspektuok.lt“ ženklas su užrašu apie įrašymą. Prie kalendoriaus susitikimų su prisijungimo nuoroda jis gali prisijungti automatiškai, jei organizatorius įjungęs automatinį įrašymą. Laukiamojo jis neapeina, į susitikimą patenka tik įleistas. Kai platforma leidžia, pokalbyje jis paskelbia lietuvišką pranešimą apie įrašymą. Jei platforma tokio pranešimo nepalaiko, apie įrašymą pasakykite balsu susitikimo pradžioje.

Jei dalyvis nesutinka

Neįleiskite boto arba nedelsdami jį sustabdykite, susitikimą galima tęsti be įrašymo. Jei dalis pokalbio jau įrašyta, susitikimą galite ištrinti programoje: kartu pašalinami transkriptas, konspektas ir paieškos indeksas.

Dalyvių teisės po susitikimo

Kiekvienas dalyvis turi BDAR numatytas teises: susipažinti su savo duomenimis, prašyti juos ištaisyti ar ištrinti. Dėl susitikimo turinio dalyviai pirmiausia kreipiasi į organizatorių. Jie taip pat gali rašyti mums labas@ponasobuolys.lt, padėsime kartu su organizatoriumi. Plačiau – Privatumo politikoje.

Kas atsitinka pažeidus šias taisykles

Įrašymas be tinkamo informavimo gali pažeisti BDAR ir dalyvių teises, o už tai atsako organizatorius. Pastebėję piktnaudžiavimą, paskyrą galime sustabdyti, kaip numatyta paslaugų teikimo sąlygose.